Журнал "Расчет" №2, 2002

Автоматизация учета товарно-материальных ценностей в программах фирмы "Бухгалтерия КомТех"

Одной из основных задач бухгалтерского учета практически для любого предприятия является учет движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Главная сложность в учете ТМЦ - многообразие применяемых учетных схем. Вместе с тем существуют программы, основным отличием которых является с одной стороны ориентация на рядового бухгалтера, а не на программиста, а с другой стороны высокая гибкость, которая позволяет организовать учет в соответствие со спецификой предприятия. Одной из таких программ является модуль Склад комплексной бухгалтерии "КомТех" (www.comtec.ru).

Как ведется учет ТМЦ в модуле Склад?

Учет ТМЦ в модуле Склад базируется на ведения реестров первичных документов - накладных на приход, расход, перемещения между складами, актов списания, актов комплектации и разукомплектации, инвентаризационных описей и других. В результате заполнения первичных документов все отчеты формируются автоматически. При этом по каждой позиции ТМЦ можно всегда проследить всю ее историю, включая остатки, учетные и продажные цены, цену остатка по каждой операции. Все отчеты являются "живыми", то есть из любого отчета можно войти в документ, породивший соответствующую запись в отчете. При этом можно не только просмотреть этот документ, но и при необходимости внести в него исправления. При выходе из документа система автоматически перестроит отчет по результатам внесенных исправлений.
С точки зрения интерфейса все справочники, документы и отчеты представляют из себя таблицы. Это обеспечивает удобный поиск информации и групповые операции над выделенными строками или столбцами таблицы. При необходимости дополнения каких-либо реквизитов пользователь без какой-либо "программистской" подготовки может создать новые колонки и далее использовать их в отчете. Во всех модулях системы "КомТех" правила работы с таблицами одинаковые. Это обеспечивает хорошее понимание системы и сокращает время ее освоения.
Важнейшей задачей программы является максимальная автоматизация расчетов. С этой целью предусмотрены различные инструменты, включая автоматическое формирование из документа или отчета комплекта других документов, распределительные механизмы и т.д.
Все первичные документы распечатываются согласно стандартным формам Госкомстата. Дополнительно пользователь имеет возможность создать свои печатные формы. Например, из таблицы счетов на оплату наряду со счетом может быть распечатан договор и другие документы.

В каких единицах измерения ведется количественный и стоимостной учет?

Количественный учет может вестись одновременно в двух независимых единицах измерения. Это необходимо, например, при учете горюче-смазочных материалов (приход в килограммах, а расход в литрах), учет драгоценных камней (в каратах и штуках), крупного рогатого скота (в килограммах и головах) и т.д.
Стоимостной учет в рамках модуля Склад можно вести параллельно в рублях и валюте пересчета, которая задается по каждому ТМЦ индивидуально. Учетная цена (себестоимость приобретения товара) рассчитывается в программе исходя из фактической цены приобретения ТМЦ. Какие факторы включать в эту цену (налоги, транспортно-заготовительные расходы, таможенные платежи и т.п.), решается самим пользователем с помощью простых настроек. Формулы для расчета учетной цены с учетом других статей документа пользователи также могут задавать самостоятельно.
Система поддерживает три основных метода списания себестоимости товаров - FIFO, LIFO и по средним ценам. Причем расчет ведется по каждому складу раздельно. Пользователи программы "КомТех" могут самостоятельно выбирать метод расчета как для группы ТМЦ, так и для конкретной номенклатурной позиции.

Может ли пользователь менять структуру справочника ТМЦ?

В основе модуля Склад лежит иерархический справочник номенклатуры ТМЦ с неограниченным количеством уровней вложенности. Если номенклатура ТМЦ насчитывает тысячи или даже десятки тысяч наименований, то такое представление информации обеспечивает удобный и быстрый поиск ТМЦ. В состав справочника ТМЦ включает в себя множество параметров, таких как наименование, артикул, штрих-код, цена, ставки НДС и НП и т.п. При необходимости можно самостоятельно определять, будут ли видимы те или иные колонки по каждой группе ТМЦ в зависимости от пользователя.
Одна из уникальных возможностей системы - ввод произвольного количества дополнительных иерархических классификаторов. Это позволяет пользователям группировать и анализировать отчетные данные по ТМЦ в различных аспектах. Например, в основном справочнике ТМЦ для группировки могут использоваться производители товаров. При необходимости группировки товаров по их функциональной принадлежности (например, телевизоры, видеомагнитофоны и т.п.) достаточно ввести соответствующий дополнительный классификатор и выполнить процедуру привязки товаров к группам этого классификатора. Описанный механизм существенно повышает аналитические возможности программы.

Как в модуле Склад ведется учет различных групп ТМЦ и партионный учет?

Особенностью модуля Склад является и то, что текущие остатки ТМЦ рассчитываются динамически от даты последней инвентаризации. Это позволяет продолжать работу в новом периоде, даже если в старом периоде выявлены, но еще не устранены какие-либо неточности учета. В программе предусмотрены различные варианты контроля остатков - как фактических, так и с учетом забронированных. Кроме того, предусмотрены встроенные средства диагностики, позволяющие выявить неточности учета и восстановить его.
В программе предусмотрено ведение партионного учета. На практике зачастую возникает необходимость учета партий в различных разрезах - по номерам грузовой таможенной декларации (ГТД), сертификатам качества, срокам годности, поставщикам и т.д. В программе "КомТех" пользователи имеют возможность самостоятельно определять состав параметров, характеризующих партию. Например, в случае торговли фармацевтическими препаратами в качестве характеристик партии могут быть выбраны такие параметры, как серия и срок годности. Кроме того, для каждой конкретной партии можно задать список сопроводительных документов или ссылку на отсканированный графический файл, содержащий изображение сертификата качества. При оприходовании ТМЦ по каждой номенклатурной позиции вводится дополнительная информация в разрезе партий, поскольку по одной накладной могут поступать идентичные товары, но с разными сериями, сроками годности или номерами ГТД.
При формировании расходных накладных информацию о списываемых партиях можно ввести либо вручную, либо создать автоматически по заранее задаваемым пользователем критериям. Например, можно настроить программу на автоматическое списание партий по сроку годности или воспользоваться стандартными методами FIFO, LIFO.

Можно ли использовать модуль Склад автономно или для этого обязательно ставить "КомТех" полностью?

Модуль Склад может использоваться автономно. Однако, как правило он является составной частью комплексной бухгалтерской системы "КомТех" - это гораздо удобнее. При этом бухгалтерские проводки формируются от первичного документа - накладной, счета-фактуры и т.д., а между проводками и первичными документами существует двусторонняя связь.

Аркадий Народицкий - генеральный директор фирмы ООО "Бухгалтерия КомТех"

тел.: (095) 497-98-00