УЧЕТ-НАЛОГИ-ПРАВО №42, 12-18 ноября 2002г.

Автоматизация формирования книг продаж и покупок

Формирование счетов-фактур, книг продаж и покупок без автоматизации практически не реально при большом объеме операций, частичных оплатах и различных формах взаиморасчетов. Рассмотрим, как решает эти задачи комплексная система "КомТех" ( www. comtec. ru )

В системе "КомТех" ведутся три реестра счетов-фактур: авансовые, на продажу и на покупку.
Под авансовыми счетами-фактурами понимаются счета-фактуры, которые составляются поставщиком по мере поступления денежных средств от покупателя, включая авансовые платежи.
Наиболее эффективным способом создания счетов-фактур, который позволяет избежать дублирования при вводе информации, является автоматическое построение счетов-фактур на покупку и продажу из накладных по приходу и расходу ТМЦ, авансовых счетов-фактур из первичных документов по оплате. Для этого в системе предусмотрена функция автоформирования, которая позволяет пользователю создавать одни документы на основе других. Настройка правил формирования одного документа на основе другого является интерактивной и не требует от пользователя знания каких-либо языков программирования.

Две книги продаж

Законодательством определен разный порядок регистрации счетов-фактур в книге продаж при учетной политике по оплате и по отгрузке. Поэтому в программе реализованы две книги продаж.
Книга продаж "по отгрузке" в базе данных не хранится (за исключением записей по сторнированию аванса), а формируется по введенным авансовым и счетам-фактурам на продажу. Единственное, что остается бухгалтеру - выбрать функцию сторнирования записей по авансовым счетам-фактурам. У бухгалтера имеется возможность параллельного формирования книги продаж по отгрузке и по оплате, чтобы отслеживать вопросы оплаты отгруженной продукции (реализованных услуг).

Ручное или автоматическое сторнирование

В книгах продаж по отгрузке и по оплате можно выбрать способ формирования сторнирующих записей по ранее введенным авансовым счетам-фактурам: ручной или автоматический.
При ручном способе бухгалтер сам выбирает авансовую счет-фактуру и каким счетом-фактурой или несколькими счетами-фактурами на продажу производить сторнирование.
При автоматическом способе программа по не полностью сторнированным авансам подбирает для сторнирования счета-фактуры на продажу с датой, которая больше даты аванса. Поиск счетов-фактур на продажу для сторнирования ведется в реестре счетов-фактур, также упорядоченном по дате документа.
При любом методе автоматически отслеживается, чтобы сумма сторнирования не превышала сумму сторнируемого аванса и чтобы сумма счета-фактуры, использованного для сторнирования авансов, не превышала сумму счета-фактуры.
В связи с последними изменениями порядка учета сторнирования НДС по авансовым счетам-фактурам в программу добавлена новая функция "Экспорт сторнирующих записей в книгу покупок" из книги продаж, при этом сама процедура сторнирования не изменилась.
Технология работы в книге продаж при политике по оплате и в книге покупок очень похожа и отличается нюансами (определением даты регистрации, отсутствием авансовых счетов-фактур в книге покупок и др.).

Три способа формирования книг

Заполнять книги можно тремя способами:
- вручную без привязки к документам по оплате;
- по каждому счету-фактуре с ручной привязкой к документам по оплате;
- автоматическим формированием записей по всем незакрытым, то есть не полностью учтенным в книге, счетам-фактурам с автоматической привязкой к документам по оплате, в том числе к авансовым счетам-фактурам в книге продаж. Записи в книги по счету-фактуре заносятся по мере оплаты - для книги покупок еще одним условием является оприходование - и на сумму оплаты (при частичной оплате).
При частичной оплате (сторнировании) НДС рассчитывается пропорционально отношению суммы оплаты (сторнирования аванса) по всем записям счета-фактуры к сумме счета-фактуры (сторнируемого аванса).
Связь между счетами-фактурами и документами по оплате определяется в системе бухгалтерскими проводками журнала хозяйственных операций (ЖХО).
Бухгалтер указывает, по каким условиям проводок ЖХО система будет рассматривать эти проводки как оплату. Настройка привязки может включать указание счета, поставщика (покупателя) и договора.

Автоматическое формирование книг

При автоматическом формировании записей в книгу продаж программа для каждого не полностью оплаченного счета-фактуры на продажу или покупку из выбранного периода ищет сначала "незакрытые" (не полностью сторнированные) авансовые счета-фактуры, начиная с даты закрываемого счета-фактуры на отгрузку. Далее, если еще остается неоплаченный остаток, программа ищет "незакрытые" документы из выборки проводок ЖХО. По каждой найденной оплате формируется запись в книгу продаж (по авансовому счету-фактуре еще и сторнирующая запись).
За исключением формирования сторнирующих записей по авансам, аналогичным образом автоформируется и книга покупок.

Дополнительные возможности

Непосредственно в книгах можно просмотреть и отредактировать (разумеется, при наличии прав доступа) текущий счет-фактуру и проводку по оплате, на основании которой сформирована запись в книгу.
Легко решаются вопросы, связанные с возвратами авансов и ТМЦ.
При возврате аванса: на дату возврата добавляется авансовый счет-фактура на сумму возврата со знаком минус.
При возврате ТМЦ: на дату возврата добавляется счет-фактура на продажу или покупку с отрицательными суммами.
Для учета возврата при автоформировании книг в поле "Сумма возврата" исходного счета-фактуры вводится сумма возврата.
Для контроля полноты и правильности учета счетов-фактур и оплат в книгах можно для любого партнера (договора) получить справку по учету платежей в книге продаж по оплате.
Программа обрабатывает реестр счетов-фактур за указанный период для выбранного поставщика/покупателя и все документы по оплате, зарегистрированные в книге продаж/покупок, и показывает остатки и по счету-фактуре (незакрытые оплатами), и по каждому документу на оплату (не учтенную в книге продаж/покупок).
В книгах продаж и покупок для счетов-фактур, выписанных в валюте, выведены данные по виду и сумме в валюте, в том числе в сторнирующих записях по авансам.
В счетах-фактурах, книгах продаж и покупок есть возможность сформировать проводки в ЖХО, при этом используется единый для всей программы механизм интерактивной настройки правил формирования проводок.
В результате работа бухгалтера со счетами-фактурами, книгами покупки и продажи существенно облегчается.

В. Митрофанов, эксперт

Тел. (095) 497-98-00